В ряду существующих PR-мероприятий пресс-тур является, с одной стороны, довольно дорогостоящим событием, с другой, одним из самых удачных форматов взаимодействия с прессой. Такую форму мероприятия выбирают благодаря сильному ожидаемому эффекту – формирование благоприятного общественного мнения за счет объективных публикаций в солидных изданиях СМИ.
Но для того чтобы увеличить степень отдачи от пресс-тура, необходимо создать максимально комфортную обстановку для журналистов. И хотя характер и формат пресс-тура изначально располагает к непринужденной атмосфере общения с прессой, важно усилить это впечатление, позволив журналистам лично поучаствовать в событии, увидеть его изнутри. Это повышает вероятность появления в СМИ лояльных публикаций о компании-организаторе.
Повод
Для проведения пресс-тура необходимо выбрать значимый и убедительный информационный повод. Это может быть интересное событие, к которому причастна компания, знакомство с новым продуктом, открытие нового направления деятельности – словом, то, что «обречено» заинтриговать не только прессу, но и вызвать резонанс в общественном мнении. Этот этап влечет за собой определение концепции всего события.
Подготовка
Поскольку пресс-тур является, по сути, некой экскурсией по важным местам, касающимся тематики события, время его проведения может быть достаточно продолжительным: от нескольких часов до нескольких дней. Это следует учитывать при подготовке мероприятия.
Этапы работы над пресс-туром включают в себя широкий спектр действий, начиная с подготовки материалов, заканчивая работой с журналистами.
1. Определение времени и маршрута пресс-тура.
Специалисты, назначенные ответственными за проведение мероприятия, определяют перечень мест посещения, время их осмотра и лиц, способных адекватно и профессионально дать пояснения по конкретным объектам.
2. Работа с журналистами.
В этот блок входит не только составление списка приглашенных, но и обеспечение технических условий для работы СМИ.
Приглашение к участию в пресс-туре оформляется в виде пресс-релиза – анонса, который отправляется журналистам заблаговременно. Некоторое время спустя следует отправка новостного пресс-релиза, содержащего более подробные сведения о целях предстоящего события. За несколько дней до мероприятия производится обзвон приглашенных с уточнением списочного состава и их требований по техническому обеспечению. Отказавшимся участникам, несмотря на то, что они не будут присутствовать, следует отправить все информационные материалы по пресс-туру.
3. Подготовка материалов.
По приезде журналистов или по окончании пресс-тура им вручается пресс-кит, касающийся тематики события. Данные материалы могут послужить хорошей базой для подготовки публикации, поэтому они должны быть профессионально разработаны и содержать достаточно необходимой журналистам информации.
4. Программа пребывания журналистов.
Как правило, в нее входит решение вопросов о встрече участников, месте их проживания (бронирование гостиниц), порядке сопровождения по всему маршруту мероприятия. Кроме того, важно выделить удобное время для проведения встреч с представителями компании-организатора, позаботиться о своевременном питании приглашенных, запланировать заключительную встречу с ответами на вопросы журналистов.
Благодаря тщательно спланированному пресс-туру можно достичь многих принципиальных целей мероприятия: создание благоприятного впечатления журналистов и формирование позитивного образ компании через объективные публикации в СМИ.
специально для Event Каталога,
Иван Кускевич
