Взаимодействие с прессой – важнейшая составляющая маркетинговой стратегии в рамках проведения определенных форматов мероприятий. Один из видов такого взаимодейтсвия с журналистами – пресс-конференция.
Пресс-конференции зачастую проводятся в преддверии или по окончании какого-то значимого события. На неё приглашают участников события, экспертов, известных личностей для того чтобы они представили мероприятие, прокомментировали его отдельные аспекты, ответили на интересующие журналистов вопросы. При этом ключевая цель такой встречи с прессой – формирование благоприятного общественного мнения о мероприятии и его устроителях.
Посредством пресс-конференции можно ускорить подачу нужной информации в СМИ. Такая информация всегда будет отличаться авторитетностью источников и достоверностью представляемых сведений.
Подготовка к пресс-конференции
Для того, чтобы правильно организовать пресс-конферецию, необходимо тщательно подойти к её подготовке. Для этого необходимо продумать несколько ключевых моментов.
1. Приглашение представителей прессы
Приглашение на пресс-конференцию осуществляется примерно за неделю. С этой целью журналистам и будущим участникам события рассылаются пригласительные. Хорошо, если текст приглашения будет содержать просьбу подтвердить участие – так будет проще спланировать фуршет или коктейль на определенное количество присутствующих. После отправи приглашения желательно позвонить по телефону и удостовериться, что оно дошло до получателя. Также телефонный обзвон с напоминанием рекомендуется проводить за день до пресс-конференции. Большим плюсом для PR-менеджеров является личное знакомство с журналистами заданной тематики. Это значительно облегчает приглашение и дает гарантии того, что они точно придут. День и время события выбирается исходя из графика выхода в свет печатных изданий: для деловых мероприятий это обычно начало недели, первая половина дня. Кроме того, плюсом тут является то, что в это время свободны многие площадки с отличными условиями проведения пресс-конференций.
2. Подготовка материалов.
Важным этапом подготовки к пресс-конференции является разработка информационного пакета документов, которым будут снабжены журналисты (тексты выступлений, фотографии, пресс-релизы). Эти материалы при необходимости размещаются также на информационном стенде или специальном столе, а также дублируются на электронную почту.
3. Сценарий.
Сценарий данного вида мероприятия строго регламентирован. Каждой части PR-ивента должно быть отведено определенное время. Средняя продолжительность пресс-конференции составляет 50-60 минут, из которых 30 минут отводится выступлениям, а оставшееся время посвящено ответам на вопросы журналистов. Учитывая то, что представители прессы могут покинуть мероприятие до его окончания, торопясь подготовить материал к ближайшему выпуску новостей, следует спланировать формат изложения информации – в деловом стиле и по существу.
Важной фигурой на пресс-конференции является модератор – ведущий мероприятия. Он оглашает регламент, контролирует его соблюдение и корректирует сценарий мероприятия исходя из текущей обстановки.
Проведение пресс-конференции
Начинается мероприятие со вступительного слова ведущего, который объявляет тему пресс-конференции и знакомит с участниками встречи. Далее следует этап озвучивания докладов – они должны быть краткими, отражающими суть проблемы.
Второй частью пресс-конференции являются ответы на вопросы прессы. Модератор учитывает компетенцию выступающего и распределяет ответы из расчета, кто из ораторов лучше всего ответит на данный вопрос.
Заданные вопросы не принято игнорировать, так же как и не следует высказывать резкие оценочные суждения. Если затронут вопрос, на который не подготовлено информации, лучше сообщить, что по нему сведения будут оглашены позднее.
Что касается видеоматериалов, то они, как правило, демонстрируются по окончании пресс-конференции, дабы не затягивать время встречи. Желающие представители прессы могут остаться специально для ознакомления с видео.
Пресс-конференция – один из главных форматов взаимодействия с прессой. Он позволяет сформировать необходимое мнение общественности, оперативно распространить нужную информацию среди целевой аудитории.
специально для Event Каталога,
Иван Кускевич
