Брифинг – краткая встреча с представителями прессы, посвященная обсуждению значимого, злободневного вопроса. Брифинг организуется «по свежим следам» какого-либо события, относящегося к кругу интересов коммерческих структур, общественных организаций, государственных инстанций.
Поводом для брифинга может послужить не только «громкая новость» в обществе, но какое-либо крупное деловое мероприятие (международные соревнования, симпозиумы, семинары). В последнем случае брифинг проводится в качестве пост PR кампании.
Цели
Часто брифинг сравнивают с пресс-конференцией, отмечая различие в основном в презентационной части, которая у первого отсутствует. Между тем, цели брифинга несколько иные, нежели у схожего формата взаимодействия с прессой – пресс-конференции.
Главная задача брифинга – оперативно и лаконично донести до представителей прессы вашу интерпретацию произошедшего события, дабы исключить возможность появления в печати собственных журналистских трактовок по теме встречи. К брифингу уместно прибегнуть для того, чтобы расширить имеющиеся сведения в рамках происшествий, чрезвычайных ситуаций и пр.
Формат
Брифинг проводится только по вескому поводу. Не стоит организовывать его только ради краткого, незначительного информирования – тем более что «мелкие» сведения можно распространить посредством рассылки пресс-релиза по редакциям.
Поскольку брифинг достаточно короткая форма деловой встречи со СМИ, длящаяся в пределах 30-40 минут, на него приглашают строго ограниченный круг лиц: несколько докладчиков и представителей прессы. Докладчик может быть и один. Время мероприятия строго регламентировано: после короткого выступления следуют уточняющие вопросы журналистов. Для того чтобы достойно выдержать «натиск» прессы, ответы по предполагаемым направлениям вопросов следует подготовить заранее.
В отличие от пресс-конференции, на брифинге нет необходимости рассаживать прессу. Встречу вполне логично провести стоя. Кроме того, ни в рамках самого брифинга, ни после него не предполагаются фуршеты, коктейли, кофе-брейки, закуски. После мероприятия не рекомендуются контакты с прессой – может произойти утечка информации.
В общении с масс-медиа важно соблюдать определенную дистанцию: проявлять вежливое, но в то же время нейтральное отношение, быть гостеприимным. Даже если вы уверены в своей правоте на 100%, ссориться с прессой все же не стоит.
Организация
Что касается ключевых моментов организации брифинга, то они сводятся к его специфике, как то динамичность, лаконичность, сдержанность и достаточная подготовленность выступающих.
Так, приглашения на срочный брифинг рассылаются либо за день, либо в день проведения брифинга. Однако в любом случае следует подготовить для представителей СМИ краткий пресс-кит.
Выступления, как и время начала и окончания встречи, не должны быть затянуты, что объясняется не только строго очерченными временными рамками мероприятия. Этим организатор демонстрирует уважение, деловое отношение и пунктуальность по отношению к журналистам.
Брифинг коммерческих компаний можно провести в пределах офисной территории (в кабинете руководителя, конференц-зале), для более крупных мероприятий – выбрать специально подготовленные помещения (деловые центры). Главное, чтобы до места проведения брифинга можно было быстро и удобно добраться из любой точки города. Позаботьтесь также о достойном фоне за спинами докладчиков, хорошем освещении, достаточном месте для размещения оборудования операторов и корреспондентов с микрофонами, а также отсутствии постороннего шума.
Внимательная подготовка и успешное проведение пресс-брифинга создает благоприятную деловую среду для установления партнерских отношений с прессой, способствует формированию положительного общественного мнения.
специально для Event Каталога,
Иван Кускевич
