Одним из первых значимых шагов к проведению event является выбор его формата. Данный вопрос напрямую исходит из цели: чего вы хотите достичь предстоящим мероприятием? Итак, попробуем выделить самые главные моменты планирования.
Разновидности event
На сегодняшний день их существует целая масса. Каждый из форматов проведения мероприятия решает определенные задачи, стоящие перед организаторами. За последние полвека стандартный перечень пополнился множеством видов официальных мероприятий и развлекательных шоу.
Помимо привычных конференций, семинаров, симпозиумов, фестивалей и форумов, появились такие ныне популярные виды деловых встреч, как круглый стол, тренинг, мастер-класс, семинар-презентация, биржа контактов, деловые завтраки и ланчи.
К разновидностям мероприятий можно отнести также и корпоративную вечеринку, и узко специализированное клубное пати, свадьбу и шоу-концерт. Основное отличие таких событий от вышеперечисленных – это цель, которую можно определить как «стремление произвести впечатление и развлечь гостей».
Итак, формат проведения мероприятия выбран. Что же дальше?
Проработка концепции event
Концепция мероприятия включает в себя выбор цели (задач, миссии), изучение состояния рынка и конкурентной среды, содержание event, определение масштаба, целевой группы и тематики мероприятия, а также места, времени и продолжительности.
Чтобы правильно поставить задачу мероприятия, нужно разработать бизнес-идею (стратегию). Например, в качестве цели могут выступать: поиск инвестора, реклама нового продукта, услуги, увеличение доверия со стороны потенциальных покупателей, поиск новых надежных бизнес-контактов и другое.
Анализ состояния рынка производится для того, чтобы выяснить, насколько интересно предполагаемое мероприятие для потенциальной целевой аудитории. Будучи уверенным в заинтересованности потребителей, можно спрогнозировать ожидаемый результат (эффект) события. Что касается изучения конкурентной среды, то оно поможет вам выделить конкурентные преимущества бренда, товара, услуги, а также соизмерить степень востребованности ваших услуг на рынке.
Следующим важным шагом в планировании является определение масштаба event. Из него вытекают выбор структуры мероприятия (его содержания), бюджета (привлечение партнеров, собственные средства или займы, сроки окупаемости) и места проведения.
При этом важно выделить целевые группы и тематику мероприятия. Если сегмент потенциальных покупателей будет очерчен неверно, то вы потеряете часть нужной вам целевой аудитории. А в этом случае возникнут трудности с продвижением мероприятия.
Тематику события следует определять исходя из самого интересного, злободневного. Лучше взять одно-два самых актуальных направления отрасли, нежели все сразу.
Правильный выбор места проведения мероприятия также крайне важен, поскольку у ваших гостей буквально «с порога» формируется общее впечатление о качестве и солидности event. Хорошо, если удастся совместить интересное событие с необычным местом, где оно состоится.
При этом следует помнить, что от значимости события зависит и статус будущего места проведения. При выборе помещения необходимо сопоставить количество приглашенных и вместимость зала, а также получить сведения о технических возможностях, комфортности парковки, удобстве расположения, плане помещений, стоимости.
И, наконец, время проведения следует выбирать так, чтобы событие не совпало с другими значимыми, интересными мероприятиями, которые могут «переманить» вашу аудиторию к себе.
И главное – какое бы событие вы ни запланировали, уделите должное внимание деталям и качеству проработки концепции. Это избавит вас от необходимости возвращаться к нерешенным вопросам при непосредственной подготовке грядущего мероприятия.
специально для Event Каталога,
Иван Кускевич
