Прибыль, которую предполагается получить от мероприятия, равнозначна вложенным в него ресурсам и силам. Это не значит, что нужно затратить как можно больше денег. Достаточно правильно определить ценность и источники ресурсов, то есть грамотно выстроить структуру доходов и расходов.
Персонал
Одним их важнейших ресурсов мероприятия является персонал. В зависимости от масштаба event для работы привлекается определенное количество людей. Например, малое или среднее по величине мероприятие (от 50 до 200 приглашенных) может организовать группа из 1, 2, максимум 3 человек.
Если же событие планируется несколькими компаниями, команда организаторов формируется по одному представителю из каждой. При этом назначается главный менеджер, на которого возлагаются функции управления и контроля рабочей группы. В его задачи также входит заключение договоров, разработка бюджетных планов и подсчет затрат.
От эффективности работы организаторов, их внимательности и профессионализма зависит в дальнейшем успех мероприятия.
Бюджет
В общем порядке решение вопроса бюджетных средств начинается с подсчета денег, которые предполагается затратить на организацию event, а также получить от успешно реализованного мероприятия. Однако далеко не всегда удается обойтись собственным бюджетом. Впрочем, есть масса способов привлечь средства на проведение event со стороны.
1. Партнерство. Можно найти партнера и распределить расходы на определённые части, соразмерно прибыли. Возможно, какая-либо компания будет заинтересована посредством совместной организации мероприятия продвинуть свой бренд на рынке и повысить имидж, выступив его соучредителем.
2. Спонсорство. В основном речь идет о некоем бартере. Вы предлагаете компании разместить в рамках мероприятия рекламу бренда (это могут быть предметы мебели, техника с логотипом, брендированные интерактивные развлечения и прочие элементы с рекламными включениями), получая в итоге приличную экономию на некоторые статьи расходов.
3. Поступления от участников. Иначе говоря, платят заинтересованные лица. Если это рекламная презентация, то оплачивает выступающий. В рамках значимого мероприятия, интересного потенциальному кругу лиц, не исключен сбор средств с приглашенных.
4. Площадка для рекламы. Воспользоваться таким источником получения денежных средств можно лишь тогда, когда будущий event представляет собой привлекательную площадку для рекламы. Из этого следует, что на мероприятии будет присутствовать аудитория, заинтересованная в услугах потенциального рекламодателя.
Способов распространения рекламных материалов немало: издание сборника интересных материалов по мотивам прошедшего события, рекламные буклеты, вручаемые участникам в ходе мероприятия, размещение плакатов неподалеку от места проведения мероприятия, пригласительные билеты.
5. Собственные средства инициатора мероприятия. Идеальным вариантом будет максимальное снижение своих расходов за счет вышеперечисленных возможностей, тогда как полностью исключить собственные траты вряд ли возможно.
В любом случае, решение о привлечении спонсоров, партнеров и установлении стоимости участия в event принимается после выделения основных направлений расходов и подсчета стоимости затрат. К ним относятся аренда помещения и оборудования, зарплата специалистам, занятым подготовкой, расходы на проведение мероприятия (подготовка печатных материалов, оплата угощений, покупка сувениров и пр.).
При этом важно оптимизировать статьи доходов и расходов таким образом, чтобы соблюсти баланс. К примеру, опасно поднимать цену на участие в мероприятии, если в итоге окажется, что его уровень не соответствует ожиданиям аудитории.
Таким образом, правильное использование ресурсов в организации мероприятия как минимум исключит убытки на его проведение, а как максимум позволит получить весьма солидную прибыль. В конечном итоге успешное мероприятие удовлетворит интересы всех учредителей проекта, что явится хорошим заделом для будущих мероприятий.
специально для Event Каталога,
Иван Кускевич
